無(wú)論是組織一場(chǎng)小型會(huì)議還是策劃一場(chǎng)大型會(huì)議，長(zhǎng)沙活動(dòng)策劃都是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。無(wú)論是簡(jiǎn)單或復(fù)雜的活動(dòng)都需要詳細(xì)的計(jì)劃和組織。從建立準(zhǔn)確的預(yù)算到推廣舉辦活動(dòng)，有許多應(yīng)該盡早開(kāi)始考慮的因素，你可以采取以下幾個(gè)步驟來(lái)開(kāi)始策劃活動(dòng)，保持正軌，使活動(dòng)舉辦成功。
1. 定義目標(biāo)和目的
在開(kāi)始準(zhǔn)備活動(dòng)地點(diǎn)或演講之前，你應(yīng)該花時(shí)間確定舉辦活動(dòng)的目的和原因。這個(gè)活動(dòng)的最終目標(biāo)是什么？你期望開(kāi)辟新的銷售/支持產(chǎn)品發(fā)布/增加品牌知名度嗎？或者是多個(gè)目標(biāo)的組合？確定想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，以及舉辦活動(dòng)將如何幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
接下來(lái)在計(jì)劃活動(dòng)時(shí)，應(yīng)該確定一系列支持最終目標(biāo)的活動(dòng)任務(wù)。比如，增加10%的參與者/增加25%的收入/收到100個(gè)產(chǎn)品的預(yù)訂/在活動(dòng)期間增加社交媒體的提及、關(guān)注、轉(zhuǎn)發(fā)… 有了目標(biāo)和目的，就可以創(chuàng)建事件的初步范圍。范圍應(yīng)該提供關(guān)鍵的細(xì)節(jié)，并指出如何實(shí)現(xiàn)概述的目標(biāo)。建立舉辦活動(dòng)的目標(biāo)和項(xiàng)目范圍能夠使你更加系統(tǒng)地組織你的活動(dòng)并得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。
2. 制定活動(dòng)預(yù)算
創(chuàng)建預(yù)算是策劃活動(dòng)中一個(gè)重要的早期步驟，它可以幫助你明確活動(dòng)下的各項(xiàng)小計(jì)劃。此外，制定預(yù)算有助于避免不必要的意外(如花光裝飾的錢(qián)等)。提前規(guī)劃好舉辦活動(dòng)的整個(gè)預(yù)算，在確定變量時(shí)不斷更新就能確保一場(chǎng)活動(dòng)的順利開(kāi)展。據(jù)調(diào)查，一場(chǎng)活動(dòng)策劃預(yù)算分為市場(chǎng)營(yíng)銷和推廣(43%)、演講和人力(32%)、印刷材料(29%)、場(chǎng)地(18%)。隨著活動(dòng)策劃的推行，各個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算無(wú)疑會(huì)變化，記得及時(shí)做出調(diào)整，以確保不會(huì)超出預(yù)算。
3.建立活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)
舉辦非常小型的活動(dòng)或會(huì)議可能一、兩個(gè)人就能處理討論到的任務(wù)。然而對(duì)于大型活動(dòng)，需要一個(gè)有組織的團(tuán)隊(duì)來(lái)執(zhí)行任務(wù)、推進(jìn)活動(dòng)。從頭開(kāi)始組建策劃團(tuán)隊(duì)很重要的一點(diǎn)是盡早指定角色以確保責(zé)任制。團(tuán)隊(duì)的所有成員都應(yīng)該向一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告，這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)所有變動(dòng)的部分都具有可見(jiàn)性。以下是典型的角色分配方式:
- 項(xiàng)目經(jīng)理：監(jiān)督描述的所有活動(dòng)部分，最終負(fù)責(zé)事件的執(zhí)行，管理預(yù)算，驅(qū)動(dòng)策略，做出高層決策。
- 活動(dòng)場(chǎng)地負(fù)責(zé)：該人員是場(chǎng)地、供應(yīng)商、贊助商在現(xiàn)場(chǎng)的主要聯(lián)系人，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)志愿者和工作人員（如安保、攝影、餐飲）。
- 調(diào)度人員：這個(gè)人負(fù)責(zé)活動(dòng)日程安排、協(xié)調(diào)會(huì)議，與演講者一起工作，確保日程安排信息的準(zhǔn)確更新，并與相關(guān)方進(jìn)行溝通。
- 創(chuàng)意設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)所有印刷和網(wǎng)絡(luò)材料的視覺(jué)設(shè)計(jì)，如時(shí)間表、宣傳冊(cè)和標(biāo)識(shí)，以及準(zhǔn)備活動(dòng)應(yīng)用程序所需的一切。一般來(lái)說(shuō)，大型的活動(dòng)舉辦最好和專業(yè)的設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)合作。
- 市場(chǎng)營(yíng)銷：營(yíng)銷人員會(huì)讓合適的人了解活動(dòng)，創(chuàng)造獎(jiǎng)勵(lì)和時(shí)機(jī)策略來(lái)促進(jìn)參會(huì)活動(dòng)，監(jiān)督品牌，與參會(huì)者做溝通，協(xié)調(diào)社交媒體和擴(kuò)大媒體影響。營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)確保其他人能獲取需要的一切信息，如舉辦活動(dòng)的地圖、時(shí)間表、演講者的信息等等。
- 注冊(cè)和登記：這些人在策劃籌備活動(dòng)過(guò)程中負(fù)責(zé)注冊(cè)設(shè)置，與軟件供應(yīng)商合作，生產(chǎn)和管理徽章，生成報(bào)告，并確保注冊(cè)過(guò)程（活動(dòng)前和活動(dòng)期間）順利進(jìn)行。
- 贊助：成員的工作是繪制展位空間，銷售贊助機(jī)會(huì)，與贊助商保持關(guān)系，并探索社區(qū)組織的關(guān)系。他們有絕佳的時(shí)機(jī)和出色的人際交往能力。
團(tuán)隊(duì)就緒后就可以創(chuàng)建事件項(xiàng)目計(jì)劃了。項(xiàng)目活動(dòng)計(jì)劃不僅僅是一個(gè)待辦事項(xiàng)清單，它是每個(gè)單獨(dú)操作項(xiàng)的詳細(xì)細(xì)分，標(biāo)識(shí)所有者、合作關(guān)系、到期日期和完成狀態(tài)，使舉辦活動(dòng)總負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理能夠通過(guò)將每個(gè)操作項(xiàng)映射到頂級(jí)事件目標(biāo)來(lái)證明它的合理性、避免可能會(huì)出現(xiàn)的意外。
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