許多公司都有年會策劃人員，或者允許他們的營銷部門策劃這些重要的聚會。然而，計劃通常外包給專業年會策劃公司。規劃年會策劃時的一些特殊考慮包括企業環境。毫無疑問，年會不同于一家時尚青年公司銷售牛仔褲的年會。企業環境將影響會議規劃的所有方面，包括:
保守公司的年會策劃可能包括坐在會議廳里就公司事務進行表決。稍后，可能會和演講者一起舉行正式晚宴。一些公司可能會為流行樂隊營造搖滾氛圍。這件衣服可能是休閑的。
盡管在這種經濟環境下并不受歡迎，但許多公司已經在巴哈馬等異國情調的地方召開年度會議。股東可以休假并對重要業務進行投票。但是，大多數公司將在公司辦公室所在的城市舉行這些會議。一些年會在幾天后舉行。有些會議在周末舉行，或限于一天。會議的長度可以決定住宿、食物選擇和其他重要細節。
如果你被雇來計劃一次會議，你需要找出誰負責準備年度報告。許多公司都在尋找會議策劃人員，他們也有編寫年度報告的營銷部門。如果你不對報告負責，確保你知道誰是誰。你需要確保你有足夠的副本給股東和媒體。
期待什么樣的媒體報道？你需要為媒體設置一個特殊的部分嗎？商業媒體是否會有特別邀請。如果它是一家專業年會策劃公司，媒體通常有興趣命名年度會議和董事會。較小的公司通常會在新董事會和年度報告的要點上發布新聞稿。
最后，許多公司選擇舉行虛擬年會來省錢。這些會議包括了比確保每個人同時在線更多的計劃。您必須為會議安排安全連接。你可以在網上找到許多提供免費虛擬年會策劃的免費網站。投票也可以虛擬地進行。
