一、會前
宴會服務和餐廳服務一樣,在服務前應召開服務前工作會議。為統一服務作業,必須事先就宴會服務工作充分協調,并且給予最精確的指示,所以服務前的會議不可省略。
會議前,當班主管必須先跟負責接洽的主辦者進行溝通協調,了解主辦者需求和宴會進行的方式,然后再跟主廚商討菜單內容,并讓主廚知曉宴會進行的程序,以便控制出菜時間。會議開始前,宴會主管還必須先檢查員工的服裝儀容,尤其是臨時工作人員和鐘點工。必須使所有會議員工認識到,一旦穿上飯店的制服,所有行為都代表著飯店,半點馬虎不得。
接著,應詳細說明該場宴會的性質、菜單內容、每道菜的服務方式、客人的特別需求、每位會議服務人員所應服務的桌(人)數,上菜、收拾的順序,上菜、收拾的信號以及其他相關注意事項。解說完畢,便分配服務區域,并且由服務人員自由提問,務必使員工清楚每一個工作細節。
宴會當中菜肴的展示,上菜、收拾均需同步進行,所以必須有統一的動作和信號傳達指令。一般小型宴會,以服務主賓的服務員動作為信號;但在大型宴會中,由于服務員不一定能看清楚服務主賓的服務員的動作,因此都以當班主管規定的信號來統一所有服務人員的行動,舉手、點頭或其他容易看到的動作均可作為服務信號。在歐美國家,有些宴會場所在廚房入口處上方裝設彩色電燈,以亮燈為信號,指揮所有服務人員。例如,綠燈表示可到廚房端菜,黃燈表示待命,紅燈表示開始收拾。
二、服務時的注意事項
1、宴會服務單位為執行服務的主力,然而在進行服務之際,必須了解客人的喜好及要求,進而提供親切周到的服務。比如,有些客人不習慣別人幫忙分菜而喜歡自己動手,因此會議服務人員應先征詢客人的意見。
2、會議服務人員若在執行服務過程中遇到一些突發事件,必須馬上向宴會經理反映,以便做最陜速且最適當的處理。比如,服務不周而令客人感到不愉快,或是客人蓄意騷擾服務人員等事件,均應立刻向上級反映,采取換人等適當的解決方式,將傷害減至最低。即使顧客指定某位服務人員進行服務,也應盡量配合。
3、會議服務人員在服務當中應謹言慎行,不能竊竊私語或對顧客行為妄加評論。尤其有些服務人員在為外賓服務時,常無意間以自認為對方聽不懂的語言喃喃自語,徒增不少尷尬場面。所以,會議服務人員務必小心避免服務中無謂的言 語或行為。
4、服務部門主管應致力于提會議高服務人員的反應能力,并耐心地對待員工。對于員工所提出的疑問,主管必須仔細傾聽,并給予正確的答復,否則將很容易 造成溝通上的誤會,得不償失。
5、會議服務人員應隨時留意客人的需求。完成上菜與收拾等分內的工作后,若暫時沒有其他任務,仍須堅守在自己的服務區內待命。進行宴會服務時,服務員 應隨時保持機動I生,一面留意自己的客人是否需要其他臨時陛服務,一面注意主桌服務員的動作或當班主管的信號,絕對不能倚墻靠椅,也不可和同事聊天說笑。當班主管必須停留在主桌附近,協助主桌服務,并隨時處理突發事件。
三、迎接賓客光臨
服務前工作會議結束后,若宴會時間已近,就可安排若干服務人員列隊于宴會廳門口等待迎接客人。排隊時需注意高矮順序,有些宴會廳甚至規定男女服務員各站一邊。
另外,衣帽問的管理也是迎接客人的一環,親切的服務將給賓客留下美好印象。客人如有物品需寄放于衣帽間,管理員便會在寄放物上掛一個號碼牌,然后將同一號碼的副牌交給客人當收據,客人離去時再憑副牌領回寄放物。有些會議宴會在宴會人口處設有會議接待桌,供賓客辦理報到、簽字等手續。